Kann ich WhatsApp Business auf dem Praxishandy weiter nutzen?

Ja. Wenn Sie bei der Verbindung die Option „Ich nutze WhatsApp Business bereits auf dem Handy“ wählen, funktioniert die Nummer weiter auf dem Handy und zusätzlich ist alles in Dentasys sichtbar, mit den Gesprächen der letzten sechs Monate.

Was kostet eine Terminerinnerung per WhatsApp?

0,0166 € zzgl. MwSt. pro Erinnerung oder Hinweis; das ist der offizielle Meta-Tarif ohne Aufschlag. Eine Marketingnachricht kostet 0,0585 € zzgl. MwSt. Der Empfang von Nachrichten ist kostenlos.

Müssen die Nachrichten von Meta freigegeben werden?

Ja: Meta prüft jede Vorlage, bevor sie verschickt werden kann, und antwortet in der Regel in weniger als 24 Stunden. Dentasys bringt die üblichen Vorlagen bereits fertig formuliert in mehreren Sprachen mit und reicht sie mit einem einzigen Klick bei Meta ein.

Was passiert, wenn der Patient mit einer Sprachnachricht antwortet?

Die KI hört sie ab und schreibt sie mit. Bestätigt, storniert oder verschiebt der Patient den Termin, handelt der Assistent; möchte er etwas anderes, landet die Anfrage mit einer Zusammenfassung unter „Ausstehende Anrufe“, damit der Empfang ihn zurückruft.

Kann jemand aus dem Team statt des Assistenten antworten?

Ja. Im Gespräch in Dentasys übernimmt man die Kontrolle, und der Assistent antwortet nicht mehr, solange ein Mensch das Gespräch führt.

Und wenn ein Patient keine Werbung erhalten möchte?

Es genügt, mit „STOP“ zu antworten. Das wird in seiner Patientenakte vermerkt, und er erhält keine Werbung mehr, auch wenn ihn jemand für einen Versand auswählt. Seine Terminerinnerungen bekommt er weiterhin.

WhatsApp für Zahnarztpraxen: Erinnerungen, Termine und Gespräche in Ihrer Software

Ihre Patienten sind ohnehin auf WhatsApp. Dentasys verbindet es mit dem Terminkalender: Die Erinnerungen gehen von selbst raus, der Patient bestätigt oder verschiebt den Termin vom Handy aus, und ein Assistent vergibt Termine zu jeder Tageszeit.

Aktualisiert: Oktober 2026

Kurz gesagt

Dentasys verbindet das WhatsApp der Praxis über die offizielle API von Meta. Es verschickt automatische Erinnerungen und Bestätigungen, und ein Assistent betreut die Patienten rund um die Uhr: Er vergibt, verschiebt und storniert Termine direkt im Kalender. Der Assistent ist in der Grundgebühr enthalten; die Nachrichten werden zum Meta-Tarif ohne Aufschlag berechnet: ab 0,0166 € zzgl. MwSt.

tuclinica.dentasys.es

Offizielles WhatsApp, auch mit der Nummer, die Sie schon nutzen

Dentasys nutzt die offizielle WhatsApp-Business-API von Meta. Werkzeuge, die WhatsApp auf inoffiziellen Wegen automatisieren, setzen die Praxis dem Risiko aus, dass Meta ihre Nummer sperrt; mit der offiziellen API entfällt dieses Risiko.

Die Verbindung wird einmalig in den Einstellungen mit dem Facebook-Konto der Praxis eingerichtet. Wenn Sie schon heute über die WhatsApp-Business-App auf dem Handy mit Ihren Patienten schreiben, können Sie diese weiter nutzen: Die Nummer funktioniert weiterhin auf dem Handy, alles ist zusätzlich in Dentasys sichtbar, und die Gespräche der letzten sechs Monate werden übernommen. Wenn Sie möchten, können Sie auch eine neue Nummer nur für Dentasys registrieren.

Automatische Erinnerungen, die der Patient mit einem Klick bestätigt

Mit den Regeln der Automatisierung legen Sie fest, welche Nachricht an wen und wann verschickt wird: zum Beispiel „einen Tag vor dem Termin um zehn Uhr morgens“. Bevor Sie eine Regel einschalten, zeigt Ihnen die Schaltfläche „Testen“, welche Patienten sie heute erhalten würden, ohne dass etwas verschickt wird.

Der Patient bestätigt, storniert oder bittet um Verschiebung des Termins über die Schaltflächen in der Nachricht, und der Kalender wird sofort aktualisiert. Antwortet er mit einem 👍 oder mit einer Sprachnachricht wie „Ich bin da“, wird der Termin ebenfalls bestätigt: Die künstliche Intelligenz versteht Sprachnachrichten und legt die Abschrift im Gespräch ab. Was sie nicht lösen kann, etwa eine Frage zu einer Rechnung, landet unter „Ausstehende Anrufe“, damit der Empfang den Patienten zurückruft.

Terminerinnerungen, Hinweise auf Kontrolluntersuchungen (Recalls), Geburtstagsgrüße und der Versand von Dokumenten als PDF.
Vorlagen mit Platzhaltern für Namen, Tag, Uhrzeit oder Zahnarzt, mit Bild und Schaltflächen.
Jeder Patient erhält die Nachricht in seiner Sprache: Spanisch, Katalanisch, Englisch oder Deutsch, je nachdem, welche Sprachen die Praxis verwendet.
Die KI hilft Ihnen beim Formulieren und Übersetzen der Vorlagen, und Dentasys reicht sie zur Freigabe bei Meta ein.

Ein Assistent, der rund um die Uhr Termine per WhatsApp vergibt

Wenn ein Patient der Praxis schreibt, antwortet der Assistent mit einem Menü, das Sie anpassen können: Termin vereinbaren, eigene Termine ansehen, mit dem Empfang sprechen oder was Sie sonst vorbereiten. Er bietet die tatsächlich freien Zeiten an, bucht, verschiebt oder storniert den Termin und trägt ihn in den Kalender ein.

Jederzeit kann jemand aus dem Team das Gespräch in Dentasys übernehmen: Der Assistent hört auf zu antworten, und ein Mensch führt das Gespräch weiter. Im Urlaub können Sie den Assistenten ausschalten und trotzdem weiter Nachrichten empfangen; die Erinnerungen werden weiterhin verschickt.

Weniger Leerlauf im Kalender: Warteliste und Online-Buchung

Wenn jemand absagt, kann Dentasys diesen freien Termin per WhatsApp den Patienten auf der Warteliste anbieten: mehreren gleichzeitig, mit einer Frist zum Antworten, und wer zuerst annimmt, bekommt den Termin.

Mit der Online-Buchung vereinbart der Patient seinen Termin über die Website der Praxis, Google Maps oder Instagram. Zur Bestätigung erhält er einen Code per WhatsApp, sodass niemand mit dem Handy einer anderen Person buchen kann.

Dokumente, Unterschriften und Bewertungen per WhatsApp

Rechnungen, Quittungen, Kostenvoranschläge, Rezepte und Bescheinigungen werden direkt aus dem PDF-Fenster per WhatsApp verschickt. Einwilligungserklärungen lassen sich so versenden, dass der Patient sie auf seinem Handy unterschreibt, nachdem der Zahnarzt sie unterschrieben hat.

Nach dem Besuch kann Dentasys eine Zufriedenheitsumfrage verschicken. Ist die Bewertung gut, erhält der Patient den Link, um eine Bewertung bei Google zu hinterlassen; ist sie schlecht, bekommt er eine Entschuldigung und die Praxis einen Hinweis, ihn anzurufen.

Was es kostet und wie Sie es im Blick behalten

Der WhatsApp-Assistent ist in der Dentasys-Grundgebühr (80 €/Monat zzgl. MwSt.) enthalten und verbraucht keine KI-Credits. Verschickte Nachrichten werden zum offiziellen Meta-Tarif ohne Aufschlag berechnet, zzgl. MwSt.: 0,0166 € pro Erinnerung oder Hinweis und 0,0585 € pro Marketingnachricht. Der Empfang von Nachrichten ist kostenlos, und auch das Antworten an Ihre Patienten ist bis 1.000 Nachrichten im Monat gratis.

Im Versandeingang sehen Sie jede Nachricht (zugestellt, gelesen oder fehlerhaft), und in den Statistiken, wer bestätigt hat, wer abgesagt hat und wie viele Termine jeder Massenversand gebracht hat, samt seinen Kosten. Antwortet ein Patient mit „STOP“, erhält er automatisch keine Werbung mehr, seine Terminerinnerungen bekommt er aber weiterhin.

Häufige Fragen

Kann ich WhatsApp Business auf dem Praxishandy weiter nutzen?: Ja. Wenn Sie bei der Verbindung die Option „Ich nutze WhatsApp Business bereits auf dem Handy“ wählen, funktioniert die Nummer weiter auf dem Handy und zusätzlich ist alles in Dentasys sichtbar, mit den Gesprächen der letzten sechs Monate.
Was kostet eine Terminerinnerung per WhatsApp?: 0,0166 € zzgl. MwSt. pro Erinnerung oder Hinweis; das ist der offizielle Meta-Tarif ohne Aufschlag. Eine Marketingnachricht kostet 0,0585 € zzgl. MwSt. Der Empfang von Nachrichten ist kostenlos.
Müssen die Nachrichten von Meta freigegeben werden?: Ja: Meta prüft jede Vorlage, bevor sie verschickt werden kann, und antwortet in der Regel in weniger als 24 Stunden. Dentasys bringt die üblichen Vorlagen bereits fertig formuliert in mehreren Sprachen mit und reicht sie mit einem einzigen Klick bei Meta ein.
Was passiert, wenn der Patient mit einer Sprachnachricht antwortet?: Die KI hört sie ab und schreibt sie mit. Bestätigt, storniert oder verschiebt der Patient den Termin, handelt der Assistent; möchte er etwas anderes, landet die Anfrage mit einer Zusammenfassung unter „Ausstehende Anrufe“, damit der Empfang ihn zurückruft.
Kann jemand aus dem Team statt des Assistenten antworten?: Ja. Im Gespräch in Dentasys übernimmt man die Kontrolle, und der Assistent antwortet nicht mehr, solange ein Mensch das Gespräch führt.
Und wenn ein Patient keine Werbung erhalten möchte?: Es genügt, mit „STOP“ zu antworten. Das wird in seiner Patientenakte vermerkt, und er erhält keine Werbung mehr, auch wenn ihn jemand für einen Versand auswählt. Seine Terminerinnerungen bekommt er weiterhin.

Weiterlesen

Sollen wir es uns mit den Daten Ihrer Praxis ansehen?

Persönliche Demo, 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Wir zeigen Ihnen das System in Aktion – mit Fällen wie Ihrem.