KI-Rezeptionistin für Zahnarztpraxen: das Telefon rund um die Uhr besetzt

Jeder Anruf, den niemand annimmt, ist ein Patient, der kommen wollte. Die KI-Rezeptionistin von Dentasys nimmt die Anrufe an, die der Empfang nicht schafft, sieht in Ihren echten Terminkalender und trägt den Termin direkt ein – tagsüber, nachts und an Feiertagen.

Kurz gesagt

Die KI-Rezeptionistin von Dentasys ist ein optionaler Dienst für Anrufe, die der Empfang nicht annehmen kann: wenn besetzt ist, niemand abhebt oder die Praxis geschlossen hat. Sie spricht mit natürlicher Stimme, sagt, dass sie eine KI ist, prüft freie Termine, vergibt, verschiebt oder storniert Termine und notiert Rückrufbitten. Kosten: 9 €/Monat für die Leitung und 0,30 €/Minute, zzgl. MwSt.

tuclinica.dentasys.es

Was die KI-Rezeptionistin bei jedem Anruf erledigt

Sie ist weder ein Anrufbeantworter noch ein Menü nach dem Muster „Drücken Sie die 1“. Sie ist eine Rezeptionistin, die mit dem Patienten spricht wie jemand, der seit Jahren in der Praxis arbeitet, und sie arbeitet mit genau demselben Terminkalender wie Ihr Team. Alles, was sie tut, steht sofort in Dentasys und ist für alle sichtbar.

  • Sie erkennt den Patienten an seiner Telefonnummer und weiß, welche Termine er hat. Gibt es unter dieser Nummer mehrere Patientenakten, etwa eine Mutter mit ihren Kindern, fragt sie nach, für wen der Termin ist.
  • Sie bietet die tatsächlich freien Zeiten an, mit der Terminart, dem Zahnarzt oder der Zahnärztin und der Dauer, die Sie eingestellt haben, und trägt den Termin in den Kalender ein.
  • Sie verschiebt oder storniert einen Termin, wenn der Patient darum bittet, ohne doppelte Termine zu hinterlassen.
  • Wer zum ersten Mal anruft, wird nach Vorname, Nachname und Anlass des Besuchs gefragt; all das landet in den Notizen zum Termin.
  • Möchte der Patient zurückgerufen werden, notiert sie die Bitte und benachrichtigt die Praxis über die Glocke mit den Hinweisen.
  • Bei einem Notfall sucht sie noch am selben Tag einen freien Termin mit der Terminart „Notfall“; gibt es keinen, hinterlässt sie eine als dringend markierte Rückrufbitte, damit Sie diese zuerst sehen.

Wie sie mit dem Telefon der Praxis verbunden wird

Sie wechseln weder Ihre Nummer noch Ihren Anbieter. Wenn Sie den Dienst aktivieren, teilt Dentasys Ihnen eine eigene Nummer für die Rezeptionistin zu. Ihr Telefonanbieter leitet an diese Nummer die Anrufe weiter, die Sie nicht annehmen können: wenn die Leitung besetzt ist, wenn nach einigen Klingeltönen niemand abhebt oder wenn die Praxis geschlossen hat.

So springt die KI-Rezeptionistin nur ein, wenn der Anruf sonst verloren ginge. Während der normalen Öffnungszeiten nimmt der Empfang das Telefon wie gewohnt ab, und die KI übernimmt in der Mittagspause, in den Stoßzeiten am Vormittag sowie nachts und an Feiertagen.

Was die Praxis einstellt (und was sich nicht ändern lässt)

In den Einstellungen wählt der Administrator die Stimme aus mehreren Optionen, die sich vorab anhören lassen, außerdem die Hauptsprache und einen eigenen Satz für die Begrüßung, zum Beispiel „Wir haben auch samstagvormittags geöffnet“. Er legt auch fest, ob ein Patient ohne Patientenakte nur einen Ersttermin bekommen darf.

Preise sind ein heikles Thema. Die Rezeptionistin nennt nur das, was die Praxis in ihren Preisinformationen hinterlegt hat, etwa „Der erste Besuch ist kostenlos“. Steht dort nichts, erklärt sie, dass sich die Praxis beim Patienten melden wird. Sie erfindet keinen einzigen Preis.

Eines lässt sich nicht abschalten: Beim Annehmen des Anrufs sagt die Rezeptionistin, dass sie eine künstliche Intelligenz ist und wofür der Anruf verwendet wird. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und gehört zum Vertrauen des Patienten dazu.

Sprachen: Spanisch, Katalanisch, Englisch und Deutsch

Der Anruf beginnt in der Hauptsprache der Praxis. Antwortet der Patient in einer der anderen verfügbaren Sprachen, wechselt die Rezeptionistin von selbst und führt das Gespräch in seiner Sprache weiter. Für Praxen in Urlaubsregionen oder mit vielen ausländischen Patienten ist das der Unterschied zwischen einem vereinbarten Termin und einem Anrufer, der einfach auflegt.

Alles wird festgehalten: Anrufe, Termine und Rückrufbitten

Auf der Seite des Sprachassistenten sehen Sie die Zahlen des Monats: Anrufe, Minuten sowie vergebene und stornierte Termine. Sie können sie mit den Vormonaten vergleichen, um die Rechnung nachzuvollziehen. Jeder Anruf lässt sich öffnen, um das gesamte Gespräch nachzulesen: was der Patient gesagt hat, was die Rezeptionistin geantwortet hat und was sie daraufhin getan hat.

Die Termine erscheinen im Kalender mit dem Vermerk „Termin vom Sprachassistenten gebucht“ und dem Anlass, den der Patient genannt hat. Die Gespräche sind auch in der Akte des jeweiligen Patienten zu sehen. Die Rückrufbitten landen unter „Ausstehende Anrufe“, wo der Empfang sie als kontaktiert markiert und abschließt.

Aus Datenschutzgründen wird der Text der Gespräche automatisch nach der Anzahl von Tagen gelöscht, die die Praxis festlegt (standardmäßig 90). Datum, Dauer und Ergebnis jedes Anrufs bleiben erhalten.

Was die KI-Rezeptionistin kostet

Sie ist ein optionaler Dienst, getrennt von der Dentasys-Grundgebühr (80 €/Monat zzgl. MwSt.): 9 € im Monat für die Telefonleitung und 0,30 € für jede Gesprächsminute, die die KI annimmt, zzgl. MwSt. Ohne Mindestlaufzeit: Sie aktivieren den Dienst, wann Sie möchten, und wenn Sie ihn nicht aktivieren, zahlen Sie nichts. Er verbraucht keine KI-Credits.

Ob es sich für Sie lohnt, sehen Sie, wenn Sie überlegen, wie viele Anrufe pro Woche unbeantwortet bleiben und was ein Ersttermin oder eine Behandlung wert ist, die mit genau so einem Anruf beginnt. Mit den Zahlen des Monats vor Augen können Sie das selbst nachrechnen.

Wie viele Anrufe gehen Ihnen im Monat verloren?Berechnen Sie, was Ihrer Praxis entgeht

Häufige Fragen

Weiß der Patient, dass er mit einer künstlichen Intelligenz spricht?
Ja. Beim Annehmen des Anrufs sagt die Rezeptionistin, dass sie eine künstliche Intelligenz ist und dass der Anruf zur Terminverwaltung verwendet wird. Das ist Pflicht und lässt sich nicht deaktivieren.
Muss ich meine Telefonnummer wechseln?
Nein. Sie behalten Ihre Nummer und Ihren Anbieter. Sie bitten Ihren Anbieter lediglich, die Anrufe an die Nummer der Rezeptionistin weiterzuleiten, die auf besetzt treffen, nicht angenommen werden oder außerhalb der Öffnungszeiten eingehen.
Kann sie den Patienten Preise nennen?
Nur die, die die Praxis in ihren Preisinformationen hinterlegt hat. Steht dort nichts, sagt sie, dass sich die Praxis melden wird. Sie erfindet keine Preise.
Was passiert bei Notfällen?
Sie sucht noch am selben Tag einen freien Termin mit der Terminart für Notfälle. Gibt es keinen, hinterlässt sie eine als dringend markierte Rückrufbitte, damit die Praxis den Patienten so schnell wie möglich anruft. Bei starker Blutung oder einem heftigen Schlag empfiehlt sie, die Notaufnahme eines Krankenhauses aufzusuchen.
Ist sie in der Grundgebühr von 80 €/Monat enthalten?
Nein. Sie ist optional und wird separat berechnet: 9 €/Monat für die Leitung und 0,30 € pro angenommener Minute, zzgl. MwSt., ohne Mindestlaufzeit. Der WhatsApp-Assistent ist dagegen in der Grundgebühr enthalten.
Werden die Anrufe aufgezeichnet und gespeichert?
Gespeichert wird der Text des Gesprächs, damit die Praxis ihn nachlesen kann. Er wird nach der Anzahl von Tagen, die die Praxis festlegt (standardmäßig 90), automatisch gelöscht. Datum, Dauer und Ergebnis des Anrufs bleiben erhalten.

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