Zahnarztsoftware wechseln, ohne Daten zu verlieren: So läuft die Migration zu Dentasys

Die Angst, Informationen zu verlieren, ist der Grund, warum viele Praxen jahrelang an einem Programm festhalten, das ihnen längst nicht mehr hilft. Bei Dentasys machen nicht Sie die Migration, sondern wir – aus dem Programm, das Sie nutzen, ganz gleich, welches es ist.

Kurz gesagt

Dentasys übernimmt die Daten Ihrer Praxis aus dem Programm, das Sie nutzen, ganz gleich, welches es ist: Patienten, Krankengeschichte, Behandlungen, Termine, Kostenvoranschläge, Zahlungen, Rechnungen und Dokumente. Die Migration erledigt unser Team, inklusive Einrichtung der Vorlagen und Schulung Ihres Teams. Sie kostet 500 € zzgl. MwSt. und ist im Jahrestarif kostenlos.

Welche Daten wir zu Dentasys übertragen

Jedes Programm speichert die Informationen auf seine eigene Weise, deshalb schauen wir uns zuerst an, was in Ihrer Datenkopie steckt. In der Regel übernehmen wir Folgendes:

  • Patienten mit ihren Kontaktdaten, ihrer gewohnten Karteinummer und ihren Kostenträgern bzw. Zahlern.
  • Krankengeschichte, durchgeführte und geplante Behandlungen sowie den Zahnbefund, sofern das bisherige Programm ihn speichert.
  • Terminkalender: vergangene und zukünftige Termine mit dem jeweiligen Zahnarzt und ihrem Status.
  • Kostenvoranschläge mit ihrem Status, Zahlungen, Salden und Rechnungen mit ihren Nummernkreisen.
  • Dokumente und unterschriebene Einwilligungserklärungen, auch solche, die manche Programme verschlüsselt speichern.
  • Recalls, Versicherungen und ihre Tarife, Laboraufträge und den Behandlungskatalog.

Wie der Ablauf Schritt für Schritt aussieht

Zuerst erzählen Sie uns in der Demo, welches Programm Sie verwenden, und wir sagen Ihnen genau, was sich übernehmen lässt. Danach schicken Sie uns eine Kopie Ihrer Daten: eine Datensicherung, einen Export oder sogar die Excel-Tabellen, mit denen Sie die Praxis führen. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie diese Kopie erstellen, helfen wir Ihnen dabei.

Mit dieser Kopie ordnet unser Team jede Information dem passenden Ort in Dentasys zu, lädt sie hoch und prüft sie: Patienten, Termine und Salden müssen mit denen Ihres bisherigen Programms übereinstimmen. Wir zeigen Ihnen das Ergebnis, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, und passen an, was nötig ist.

Zum Schluss richten wir Ihre Vorlagen und Ihr Logo ein und schulen Ihr Team. Während dieser ganzen Zeit läuft Ihr bisheriges Programm weiter: Der Wechsel findet an dem Tag statt, den Sie bestimmen.

Die Karteinummer und alte Röntgenbilder

Viele Praxen haben jahrelang Mappen und Röntgenbilder unter der Karteinummer des bisherigen Programms archiviert. Dentasys speichert diese Nummer in der Patientenakte, und Sie können genau so nach ihr suchen wie bisher. Ihr gewohntes Archiv bleibt also weiterhin nutzbar. Außerdem lässt sich Dentasys mit den gängigsten Röntgensystemen verbinden.

Ihre Daten bleiben in der Europäischen Union und gehören immer Ihnen

Die Daten jeder Praxis werden verschlüsselt auf Servern in der Europäischen Union gespeichert, in einer eigenen Datenbank pro Praxis und mit täglichen Datensicherungen. Die DSGVO wird so umgesetzt, wie sie für Gesundheitsdaten gilt, einschließlich eines Protokolls darüber, wer welche Krankengeschichte öffnet.

Es gibt keine Mindestlaufzeit. Ihre Daten gehören Ihnen: Sie können sie jederzeit aus Dentasys exportieren, auch wenn Sie sich eines Tages entscheiden, zu gehen.

Was die Migration kostet und was sie beinhaltet

Die Migration kostet einmalig 500 € zzgl. MwSt. und ist kostenlos, wenn Sie den Jahrestarif wählen (840 €/Jahr zzgl. MwSt., das entspricht 70 €/Monat). Enthalten sind die vollständige Übernahme der bisherigen Daten, die Einrichtung von Vorlagen und Logos und die persönliche Schulung Ihres Teams, mit Support aus Spanien.

Wenn Sie bei null anfangen und keine Daten übernehmen müssen, brauchen Sie keine Migration: Sie öffnen Dentasys und legen direkt los.

Was Sie vor dem Wechsel vorbereiten sollten

Eine Migration gelingt besser, wenn die Praxis vorher ein paar Dinge entscheidet. Sie müssen nicht schon am ersten Tag alles geklärt haben: Wir gehen die Punkte in der Demo und während der Einführung gemeinsam mit Ihnen durch.

  • Wer aus dem Team während des Wechsels unsere Ansprechperson ist.
  • An welchem Tag Sie mit Dentasys starten möchten, am besten in einer ruhigen Woche.
  • Was mit sehr alten, nie angenommenen Kostenvoranschlägen und mit alten Salden geschehen soll: unverändert übernehmen oder als abgeschlossen markieren.
  • Welche Benutzer jede Person im Team braucht und mit welchen Berechtigungen. Die Zahl der Benutzer ist unbegrenzt, Sie müssen also niemanden außen vor lassen.

Häufige Fragen

Aus welchen Programmen übernehmen Sie Daten?
Aus dem Programm, das Sie nutzen, ganz gleich, welches es ist, und sogar aus Excel-Tabellen. Nennen Sie es uns in der Demo, und wir sagen Ihnen genau, welche Daten sich übernehmen lassen.
Was kostet die Migration?
500 € zzgl. MwSt. im Monatstarif. Im Jahrestarif ist sie kostenlos. Enthalten sind die Einrichtung von Vorlagen und Logos sowie die Schulung Ihres Teams.
Werden unterschriebene Einwilligungserklärungen und Dokumente übernommen?
Ja, sofern sie in der Datenkopie enthalten sind. Wir übernehmen auch die Dokumente, die manche Programme verschlüsselt speichern, und sie liegen danach in der Akte des jeweiligen Patienten.
Muss ich während der Migration die Arbeit unterbrechen?
Nein. Ihr bisheriges Programm läuft weiter, während wir die Daten vorbereiten und prüfen. Der Wechsel findet an dem Tag statt, den Sie bestimmen.
Bleibt die alte Karteinummer erhalten?
Ja. Sie wird in der Patientenakte gespeichert und ist durchsuchbar, sodass Mappen und Röntgenbilder, die unter dieser Nummer archiviert sind, weiterhin auffindbar bleiben.
Kann ich meine Daten mitnehmen, wenn ich Dentasys verlasse?
Ja. Es gibt keine Mindestlaufzeit, und Sie können Ihre Daten jederzeit direkt aus dem Programm exportieren.

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Sollen wir es uns mit den Daten Ihrer Praxis ansehen?

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