Wie viel Geld verliert Ihre Praxis durch unbeantwortete Anrufe?

Geben Sie die Zahlen Ihrer Praxis ein und sehen Sie, wie viele Anrufe im Monat unbeantwortet bleiben, wie viele Neupatienten gar nicht erst einen Termin buchen und was das in Euro bedeutet.

Rechnen Sie mit den Zahlen Ihrer Praxis

Ersetzen Sie die Werte durch die Ihrer Praxis. Die angezeigten Werte sind nur ein Beispiel zum Einstieg, keine Statistik.

Anrufe

Eingehende Anrufe an einem normalen Öffnungstag.

%

Außerhalb der Sprechzeiten, in der Mittagspause oder wenn die Rezeption beschäftigt ist.

%

Bezogen auf die unbeantworteten Anrufe.

€

Was die erste Behandlung üblicherweise einbringt.

Tage

Sprechtage, ohne Feiertage.

Was Ihnen entgeht

Unbeantwortete Anrufe pro Monat
53
Neupatienten pro Monat, die keinen Termin buchen
5
Pro Monat
1.250 €
Pro Jahr
15.000 €

Dentasys kostet 80 €/Monat zzgl. MwSt. Mit Ihren Werten deckt bereits ein einziger Neupatient pro Monat (250 €) die Gebühr.

Die KI-Telefonrezeptionistin, die die Anrufe annimmt, die die Rezeption nicht schafft, ist nicht in der Gebühr enthalten: Sie ist ein optionaler Dienst für 9 €/Monat Leitung + 0,30 € pro angenommene Minute, zzgl. MwSt.

Es handelt sich um eine Schätzung: Nicht jeder zurückgewonnene Anruf führt zu einem Termin.

So funktioniert die KI-Rezeptionistin

So rechnen wir

  1. Unbeantwortete Anrufe pro Monat = Anrufe pro Tag × % unbeantwortet × Öffnungstage pro Monat.
  2. Verlorene Neupatienten pro Monat = unbeantwortete Anrufe pro Monat × % Neupatienten mit Terminwunsch.
  3. Euro pro Monat = verlorene Neupatienten × durchschnittlicher Wert eines Neupatienten.
  4. Euro pro Jahr = Euro pro Monat × 12.
  5. Anrufe und Patienten werden als ganze Zahlen gezählt: Wir runden auf die nächste ganze Zahl, bevor wir in Euro umrechnen.

Mit den Beispielwerten: 25 × 10 % × 21 ≈ 53 unbeantwortete Anrufe pro Monat; × 10 % ≈ 5 Neupatienten; × 250 € = 1.250 € pro Monat und 15.000 € pro Jahr.

Kurz gesagt

Um zu berechnen, was eine Zahnarztpraxis durch unbeantwortete Anrufe verliert, multiplizieren Sie die Anrufe pro Tag mit dem Anteil, der nicht angenommen wird, und mit den Öffnungstagen im Monat. Davon nehmen Sie die Anrufe von Neupatienten mit Terminwunsch und multiplizieren sie mit dem Wert der ersten Behandlung. Der Rechner erledigt das mit Ihren Zahlen.

Warum ein unbeantworteter Anruf Geld kostet

Ein Bestandspatient, der Sie nicht erreicht, ruft meist noch einmal an: Er kennt Sie bereits. Wer zum ersten Mal anruft, hat diese Bindung nicht. Nimmt niemand ab, versucht er es in der Regel bei der nächsten Praxis auf der Liste, und dieser Termin kommt nicht zurück.

Deshalb zählt der Rechner nur Neupatienten und nur deren erste Behandlung. Kontrolluntersuchungen, spätere Behandlungen und Empfehlungen an Angehörige bleiben außen vor, die tatsächliche Zahl kann also höher sein als die hier angezeigte.

Wann Anrufe in einer Zahnarztpraxis unbeantwortet bleiben

Es fehlt nicht am Willen, sondern an Händen. Anrufe gehen fast immer zu denselben Zeiten verloren:

  • Am frühen Morgen, wenn einbestellte Patienten und die Anrufe des Tages gleichzeitig ankommen.
  • In der Mittagspause und zum Feierabend, wenn niemand mehr an der Rezeption ist.
  • Während die Rezeption einen Patienten betreut, kassiert oder einen Kostenvoranschlag erklärt.
  • Nachts, am Wochenende, an Feiertagen und in den Praxisferien.

So finden Sie die echten Zahlen Ihrer Praxis

Fragen Sie Ihren Telefonanbieter nach dem Anrufprotokoll eines Monats oder sehen Sie in Ihrer Telefonanlage nach: wie viele Anrufe eingingen und wie viele verpasst oder unbeantwortet blieben. Damit haben Sie die ersten beiden Werte.

Für den Anteil der Neupatienten fragen Sie an der Rezeption, wie viele der angenommenen Anrufe von Personen ohne Patientenakte kommen, oder rufen Sie eine Woche lang alle verpassten Anrufe zurück und notieren Sie, wer es war. Den durchschnittlichen Wert der ersten Behandlung liefert Ihre Abrechnung.

Was Sie gegen verpasste Anrufe tun können

Zuerst: Rufen Sie jeden verpassten Anruf noch am selben Tag zurück. Hilfreich ist auch ein zweiter Weg zur Terminbuchung: Mit Dentasys vergibt, verschiebt und storniert der WhatsApp-Assistent Termine rund um die Uhr, und er ist in der Gebühr enthalten.

Am Telefon nimmt die KI-Rezeptionistin von Dentasys nur die Anrufe an, die die Rezeption nicht schafft (wenn besetzt ist, niemand abnimmt oder die Praxis geschlossen ist), prüft den echten Terminkalender und trägt den Termin ein. Sie ist optional und wird getrennt von der Gebühr berechnet: 9 €/Monat Leitung und 0,30 € pro angenommene Minute, zzgl. MwSt., ohne Mindestlaufzeit.

Häufige Fragen

Woher stammen die voreingestellten Werte?
Sie sind ein vorsichtiges Beispiel, damit der Rechner nicht leer ist, keine Statistik und kein Branchendurchschnitt. Ersetzen Sie sie durch die Zahlen Ihrer Praxis: Das Ergebnis ist nur aussagekräftig, wenn es Ihre Zahlen sind.
Wie finde ich heraus, wie viele Anrufe meine Praxis verpasst?
Ihr Telefonanbieter oder Ihre Telefonanlage protokolliert eingehende und verpasste Anrufe. Lassen Sie sich einen ganzen Monat geben und teilen Sie die Anrufe durch die Öffnungstage.
Warum zählt der Rechner nur Neupatienten?
Weil ein Bestandspatient meist noch einmal anruft, ein neuer dagegen meist eine andere Praxis. Es ist eine vorsichtige Rechnung: Spätere Behandlungen und Empfehlungen sind nicht eingerechnet.
Ist die KI-Rezeptionistin in den 80 €/Monat enthalten?
Nein. Sie ist ein optionaler Dienst, der getrennt berechnet wird: 9 €/Monat Leitung und 0,30 € pro angenommene Minute, zzgl. MwSt., ohne Mindestlaufzeit. Der WhatsApp-Assistent ist in der Gebühr enthalten.
Speichern Sie die Werte, die ich eingebe?
Nein. Die Berechnung läuft in Ihrem Browser, und die Werte werden nirgendwohin gesendet.

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