Automatische Terminerinnerungen für Ihre Zahnarztpraxis
Termine, die sich selbst bestätigen und erinnern.
Dentasys verschickt Terminerinnerungen, Recall-Hinweise und Zufriedenheitsumfragen per WhatsApp – nach den Regeln, die Ihre Praxis festlegt. Patienten bestätigen, sagen ab oder verschieben ihren Termin direkt in der Nachricht, sogar per Sprachnachricht, und der Kalender aktualisiert sich von selbst. Außerdem sehen Sie, welche Nachrichten angekommen sind und welche jeder Patient gelesen hat.
Verlieren Sie keine Patienten mehr, nur weil niemand ans Telefon geht.
Die KI-Rezeptionistin nimmt Anrufe mit natürlicher Stimme entgegen und führt Ihren Terminkalender per WhatsApp: Sie vergibt, verschiebt und storniert Termine und nimmt Nachrichten entgegen, während Ihr Team arbeitet oder Feierabend hat. Der WhatsApp-Assistent ist in der Monatsgebühr enthalten, die Telefonstimme ist optional.
- Nimmt Anrufe zu jeder Uhrzeit mit natürlicher Stimme entgegen, in der Sprache des jeweiligen Patienten.
- Vergibt, verschiebt und storniert Termine direkt in Ihrem Dentasys-Kalender.
- Berücksichtigt Ihre Sprechzeiten, Behandlungen und Zahnärzte: Jeder Termin landet bei der richtigen Person.
- Nimmt Nachrichten entgegen und benachrichtigt Sie sofort, damit Sie zurückrufen können.
Zahnarztpraxis
Online
Hallo Ana 👋 Wir erinnern Sie an Ihren Termin morgen um 10:00 Uhr bei Dr. García. Bestätigen Sie Ihr Kommen?
10:00Hallo! Ich kann leider nicht kommen, mir ist etwas dazwischengekommen 😔
10:05Oh, das tut uns leid. Möchten Sie den Termin verschieben? Wir hätten morgen um 16:30 Uhr oder am Donnerstag um 11:00 Uhr etwas frei.
10:05Donnerstag um 11:00 Uhr passt mir perfekt! 👍
10:07Vorlagen nach Maß
Erstellen Sie Nachrichten, die zum Ton Ihrer Praxis passen. Mit dynamischen Variablen wirkt jede Nachricht persönlich und individuell.
- Nutzen Sie Variablen wie {paciente}, {doctor}, {fecha}.
- Mit Emojis und Formatierung (fett, kursiv).
- Mehrsprachig: Jede Nachricht geht in der Sprache des Patienten raus – aus den Sprachen, die Ihre Praxis auswählt.
Ihr WhatsApp-Assistent
Bestätigt Termine, vergibt abgesagte Termine neu und beantwortet häufige Fragen rund um die Uhr – damit Ihr Empfang niemandem hinterhertelefonieren muss.
Was er für Sie erledigt:
- • Automatische Terminbestätigung.
- • Intelligente Neuvergabe abgesagter Termine.
- • Antworten auf häufige Fragen (Preise, Öffnungszeiten).
Sie wissen, was angekommen ist
Sie sehen jederzeit, welche Nachrichten verschickt wurden, welche angekommen sind und welche jeder Patient gelesen hat.
- Ausstehend: Für den Versand geplant.
- Gesendet: Hat unseren Server verlassen.
- Gelesen: Der Patient hat die Nachricht geöffnet (zwei blaue Haken).
Sehen Sie es in Aktion
Die KI-Telefonrezeptionistin nimmt einen Anruf entgegen, und Dasy, Ihre KI-Assistentin, bereitet die Arbeit am Empfang vor.
Lernen Sie Dasy kennen, Ihre Assistentin
Sagen Sie ihr in Ihren eigenen Worten, was Sie brauchen: Termine, Behandlungspläne, Rezepte oder die Zahlen des Monats. Sie bereitet alles vor – Sie entscheiden.
Möchten Sie es live mit Ihren eigenen Daten sehen?
Regeln: welche Nachricht, an wen und wann
Eine Regel verbindet eine Art von Hinweis, eine Vorlage und einen Zeitpunkt: zum Beispiel die Erinnerung einen Tag vor dem Termin um zehn Uhr morgens oder den Recall-Hinweis sieben Tage vorher. Sie wählen Uhrzeit und Wochentage für den Versand und ob die Regel nur für eine Behandlung oder einen Recall-Grund gilt.
Bevor Sie sie aktivieren, zeigt die Schaltfläche «Testen», wer die Nachricht heute zu welcher Uhrzeit erhalten würde, ohne etwas zu verschicken, und warum ein Patient sie nicht bekommt: keine Telefonnummer, er möchte nicht angeschrieben werden oder seine Akte ist archiviert.
Termin per WhatsApp bestätigen, absagen oder verschieben
Die Erinnerung enthält Schaltflächen zum Bestätigen oder Absagen. Antwortet der Patient mit einem Daumen nach oben oder einem Häkchen, wird der Termin ebenfalls bestätigt. Schickt er eine Sprachnachricht, hört die KI sie ab: «Ja, ich komme» bestätigt den Termin, und sagt er, dass er nicht kommen kann, bietet der Assistent an, den Termin abzusagen, oder schlägt andere Zeiten vor.
Was der Assistent nicht lösen kann, etwa eine Frage zu einer Rechnung oder ein «Rufen Sie mich an», landet unter «Offene Rückrufe» mit einer Zusammenfassung und der Abschrift der Sprachnachricht. Solange jemand vom Empfang das Gespräch führt, antwortet der Assistent nicht.
Warteliste, um Lücken zu füllen
Sagt ein Patient ab, muss der Termin nicht leer bleiben. Auf die Warteliste setzen Sie alle, die gern früher kommen würden: Patienten ohne Termin, Patienten, die ihren Termin vorziehen möchten, oder Personen, die einen Ersttermin wünschen – ohne dass Sie eine Akte anlegen müssen.
Wird ein Termin frei, sucht Dentasys jemanden, dem er passt, und bietet ihn an. Nimmt dieser an und hatte bereits einen Termin, wird der alte automatisch abgesagt.
Recalls und Patienten, die nicht wiederkommen
Recalls halten fest, wann jeder Patient wiederkommen sollte: eine Prophylaxe, die Kontrolle eines Implantats. Die Recall-Regeln schreiben ihn automatisch an, und die Ansicht «Recalls» zeigt, wen Sie diesen Monat anrufen sollten.
Die Liste der Patienten mit Abwanderungsrisiko zeigt, wer schon länger nicht da war, damit Sie ihm mit einer vorbereiteten Nachricht schreiben können, bevor Sie ihn verlieren.
Ersttermin und Einwilligungen vor dem Termin
Wenn die Praxis es aktiviert, erhält ein neuer Patient nach der Bestätigung seines Ersttermins seinen Anamnesebogen per WhatsApp: Er füllt seine Daten und Gesundheitsfragen aus und unterschreibt auf dem Handy. Kommt er in die Praxis, ist seine Akte bereits angelegt und mit dem Termin verknüpft.
Auch die Einwilligungen für die geplanten Behandlungen können 48 Stunden vorher verschickt werden, damit der Patient alles gelesen und unterschrieben mitbringt.
Zufriedenheitsumfrage und Google-Bewertungen
Wird der Besuch als abgeschlossen markiert, schickt Dentasys einige Stunden später eine kurze Umfrage direkt in WhatsApp. Ist die Bewertung gut, erhält der Patient den Link für eine Google-Bewertung; ist sie schlecht, erhält er eine Entschuldigung, und die Praxis sieht einen Hinweis, ihn anzurufen.
Jeder Patient erhält höchstens eine Umfrage alle 90 Tage, ob er sie beantwortet oder nicht – damit er nicht genervt wird.
Vorlagen in der Sprache jedes Patienten
Vorlagen schreiben Sie einmal, mit Platzhaltern für Name, Zahnarzt, Datum und Uhrzeit, und die KI kann sie aus einem einzigen Satz formulieren. Meta prüft jede Vorlage, bevor sie verwendet werden kann, und die Ansicht zeigt ihren Stand: Entwurf, in Prüfung, genehmigt oder abgelehnt.
Die mitgelieferten Vorlagen von Dentasys liegen bereits auf Spanisch, Katalanisch, Englisch und Deutsch vor, und jeder Patient erhält die in seiner Sprache.
Häufige Fragen zu Terminerinnerungen
So funktionieren die automatischen WhatsApp-Hinweise.
Wie werden Terminerinnerungen per WhatsApp verschickt?
Über die offizielle WhatsApp-Business-API von Meta, von der Nummer Ihrer Praxis. Regeln legen fest, welche Nachricht wann rausgeht, Dentasys verschickt sie automatisch jede Stunde, und der Postausgang zeigt, ob jede Nachricht gesendet, zugestellt oder gelesen wurde.
Was passiert, wenn der Patient per Sprachnachricht antwortet?
Die KI hört sie ab und schreibt sie mit. Bestätigt der Patient, wird der Termin bestätigt; kann er nicht kommen, bietet sie Absage oder Verschiebung an; und fragt er etwas, das sie nicht lösen kann, landet die Anfrage unter «Offene Rückrufe» beim Empfang.
Kostet der Nachrichtenversand extra?
Der automatische WhatsApp-Versand wird zusätzlich zur Gebühr gebucht, weil Meta jede Nachricht berechnet. Ohne ihn bereitet Dentasys jede Nachricht vor, damit Sie sie über das WhatsApp der Praxis selbst senden.
Gehen die Erinnerungen in der Sprache des Patienten raus?
Ja. Jede Vorlage kann in allen Sprachen vorliegen, die die Praxis aktiviert hat, und jeder Patient erhält seine. Solange Meta eine Sprache nicht genehmigt hat, erhält der Patient die spanische Version.
Kann ich den Text der Erinnerungen ändern?
Ja. Sie können die Standardvorlagen bearbeiten oder eigene im Ton Ihrer Praxis erstellen; anschließend werden sie Meta zur Genehmigung vorgelegt.
Bereit, das Hinterhertelefonieren zu beenden?
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