Abrechnung und Kostenvoranschläge für Zahnarztpraxen
Ihre Praxis ist nicht nur Gesundheit. Sie ist auch ein Unternehmen.
Dentasys führt die Finanzen der Praxis direkt aus der Patientenakte: Kostenvoranschläge, die die KI aus dem Diktat des Zahnarztes erstellt, Zahlungen, Tageskasse, Ratenpläne, fortlaufend nummerierte Rechnungen, Gutschriften, Versicherungen, Ausgaben und Umsatz pro Zahnarzt. Ihr Steuerbüro erhält die Rechnungsliste als Excel-Datei, ohne dass jemand etwas abtippen muss.
Mehr Behandlungspläne in Behandlungen verwandeln
Nicht einfach ein PDF verschicken und vergessen: Verfolgen Sie jedes Angebot nach und sehen Sie, wie viel Umsatz in noch nicht angenommenen Behandlungen steckt.
- Kostenvoranschlag aus der Behandlungshistorie oder per Diktat an die KI.
- Status: offen, übergeben, angenommen und Nachverfolgung.
- Finanzierungspläne und Ratenzahlung.
Rechnungsstellung ohne Kopfzerbrechen
Rechnungen und Gutschriften, verknüpft mit jeder Behandlung, gesetzeskonform nummeriert und bereit für Ihr Steuerbüro.
Was Sie sich sparen:
- • Fortlaufende Nummerierung pro Jahr und eigener Nummernkreis für Gutschriften.
- • Rechnung als PDF per WhatsApp an den Patienten.
- • Excel-Export für das Steuerbüro.
Entscheidungen auf Basis von Daten
Welche Behandlung ist am rentabelsten? Welcher Zahnarzt erwirtschaftet am meisten? Wie viele Neupatienten kamen diesen Monat? Dentasys beantwortet es Ihnen – ohne dass Sie etwas ausrechnen müssen.
Kostenvoranschläge, die öfter angenommen werden
Ein Kostenvoranschlag entsteht aus der Behandlungshistorie oder mit dem KI-Assistenten: Der Zahnarzt sagt «Wurzelbehandlung an der 16 und professionelle Zahnreinigung», und Dentasys sucht die Leistungen im Tarif des Patienten und legt den Kostenvoranschlag zur Prüfung an. Rabatte lassen sich mündlich anfordern, für eine Leistung oder für den Gesamtbetrag – gerechnet wird vom Programm, nicht von der KI.
Der Kostenvoranschlag enthält das gedruckte Zahnschema, den Text «Enthalten» jeder Leistung und, wenn die Praxis Finanzierung anbietet, die Monatsrate jedes Plans. Sie können dem Patienten zwei Varianten anbieten, etwa Brackets oder unsichtbare Aligner: Nimmt er eine an, wird die andere automatisch «Verworfen» und zählt nicht als Absage.
Nachverfolgung: kein Kostenvoranschlag bleibt liegen
Jeder Kostenvoranschlag hat einen Status: offen, übergeben, angenommen, abgelehnt oder in Nachverfolgung. Braucht der Patient Bedenkzeit, tragen Sie das Datum des nächsten Kontakts ein, und das Feld «Nachverfolgung» zeigt, wie viele auf einen Anruf warten. Bei einer Ablehnung notieren Sie den Grund und erfahren so, warum Behandlungen verloren gehen.
Der «Offene Umsatz» zeigt den Wert angenommener Kostenvoranschläge, deren Behandlungen noch nicht erfolgt sind, und die Liste «Zu kontaktierende Patienten» zeigt, wer angenommen hat, noch Behandlungen offen hat und keinen Termin. Das ist die Anrufliste für den Empfang.
Zahlungen, Tageskasse und Ratenpläne
Zahlungen werden in der Patientenakte erfasst: Sie markieren die bezahlten Leistungen und die Zahlungsart – bar, Karte, Überweisung, Bizum, Finanzierung, Ratenplan oder Versicherung. Die Zahlungsübersicht fasst alle nach Monat und Zahlungsart zusammen. Die Kasse wird morgens geöffnet und abends geschlossen; Barzahlungen werden automatisch gebucht, und der erwartete Kassenstand ist immer sichtbar.
Bei langen Behandlungen speichert der Ratenplan, was mit dem Patienten vereinbart wurde, und erinnert Sie jeden Monat an die fälligen Beträge. Werden die Raten per Lastschrift eingezogen, erstellt Dentasys die SEPA-XML-Datei, die Sie bei Ihrer Bank hochladen.
Zahnärztliche Rechnungsstellung nach Vorschrift
Rechnungen erstellen Sie unter «Offene Abrechnung», wo alle Patienten mit erledigten, noch nicht abgerechneten Behandlungen stehen. Dentasys nummeriert automatisch, fortlaufend und lückenlos: F2026-00001 für normale Rechnungen und ein eigener Nummernkreis, R2026-00001, für Gutschriften. Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht löschen: Bei einem Fehler erstellen Sie eine vollständige oder teilweise Gutschrift mit Begründung.
Kieferorthopädie in Monatsraten wird Phase für Phase abgerechnet, eine Rechnung für eine ältere Behandlung trägt Leistungs- und Ausstellungsdatum, und bei Minderjährigen lautet die Rechnung auf den zahlenden Elternteil oder Vormund. Die Versicherungsabrechnung zeigt, was jede Versicherung pro Monat schuldet und wann sie gezahlt hat.
Was Ihr Steuerbüro braucht, mit einem Klick
In der Rechnungshistorie lädt «Export für das Steuerbüro» eine Excel-Datei mit allen Rechnungen des gewählten Zeitraums herunter: Nummer, Daten, Steuernummer, Leistung, Beträge und ob es eine Gutschrift ist. Für spanische Praxen bereitet die Ansicht «Modelo 347» zusätzlich die jährliche Meldung an das Finanzamt vor.
Ausgaben erfassen Sie, indem Sie ein Foto der Lieferantenrechnung hochladen: Die KI füllt die Felder aus, und Sie prüfen sie. So zeigt das Finanz-Dashboard, was hereinkommt, was hinausgeht und was noch offen ist.
Statistiken und Umsatz pro Zahnarzt
Die Statistikansicht bündelt in Reitern Terminbuch und Behandlungsstuhl, Kostenvoranschläge, Patienten, Umsatz und Finanzen – alles mit denselben Daten. Der Umsatz pro Zahnarzt berechnet den Wert der Leistungen jedes Behandlers und seine Provision, und jeder Zahnarzt sieht auf seiner Startseite seine geschätzte Provision für den Monat. Der Reiter «Patienten» zeigt außerdem, wie sie auf Sie aufmerksam wurden: Google, Empfehlung, Werbung …
Und wenn Sie lieber fragen: Dasy, die Assistentin von Dentasys, beantwortet «Wie viel haben wir diesen Monat eingenommen?» oder «Wie viele Kostenvoranschläge sind noch offen?» mit einer Zahlenkarte und lässt Sie alle Rechnungen des Monats in einem einzigen PDF herunterladen.
Häufige Fragen zu Abrechnung und Kostenvoranschlägen
Was Praxisleitung und Steuerbüro meistens wissen möchten.
Eignet sich Dentasys für die Abrechnung einer Zahnarztpraxis?
Ja. Es erstellt Rechnungen mit fortlaufender Nummerierung pro Jahr, Gutschriften mit eigenem Nummernkreis, Rechnungen auf den Namen des Zahlers, Abrechnung in Phasen und Versicherungsabrechnung und exportiert die Excel-Datei für Ihr Steuerbüro.
Wie funktioniert der Kostenvoranschlag mit KI?
Der Zahnarzt diktiert oder schreibt, was zu tun ist, und die KI erstellt den Kostenvoranschlag mit den Leistungen aus dem Tarif des Patienten. Preise und Rabatte berechnet Dentasys, und nichts wird gespeichert, bevor jemand es geprüft hat.
Kann ich Finanzierung oder Ratenzahlung anbieten?
Ja, auf zwei Wegen. Bei einer Finanzierung zahlt eine Bank oder ein Finanzierer die Praxis, und der Kostenvoranschlag zeigt die Monatsrate jedes Plans, den Sie anlegen. Bei einem Ratenplan zahlt der Patient der Praxis in Raten, und Dentasys erinnert Sie jeden Monat an die fälligen Beträge.
Sehe ich, wie viel Umsatz jeder Zahnarzt macht?
Ja. Die Ansicht «Umsatz pro Zahnarzt» listet die erledigten Leistungen jedes Behandlers auf und berechnet seine Provision mit den Prozentsätzen und Kosten, die Sie festlegen.
Kostet die Abrechnung extra?
Nein. Kostenvoranschläge, Zahlungen, Kasse, Abrechnung und Statistiken sind in der Gebühr von 80 €/Monat zzgl. MwSt. enthalten, ohne Zusatzmodule. Separat berechnet werden nur Sprachminuten, WhatsApp und zusätzliche KI-Credits.
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