WhatsApp para clínicas dentales: recordatorios, citas y conversaciones en tu software

WhatsApp oficial, también con el número que ya usas

Dentasys usa la API oficial de WhatsApp Business de Meta. Las herramientas que automatizan WhatsApp por vías no oficiales exponen a la clínica a que Meta bloquee su número; con la API oficial, ese riesgo desaparece.

La conexión se hace una vez, desde Ajustes, con la cuenta de Facebook de la clínica. Si ya hablas con tus pacientes desde la aplicación WhatsApp Business del móvil, puedes seguir usándola: el número sigue funcionando en el móvil, todo se ve también en Dentasys y se traen las conversaciones de los últimos seis meses. Si lo prefieres, puedes dar de alta un número nuevo solo para Dentasys.

Recordatorios automáticos que el paciente confirma con un clic

Con las reglas de Automatización decides qué mensaje sale, a quién y cuándo: por ejemplo, «un día antes de la cita, a las diez de la mañana». Antes de encender una regla, el botón «Probar» te enseña a qué pacientes les llegaría hoy, sin mandar nada.

El paciente confirma, anula o pide cambiar la cita con los botones del mensaje, y la agenda se actualiza al momento. Si contesta con un 👍 o con un mensaje de voz diciendo «allí estaré», la cita también se confirma: la inteligencia artificial entiende los audios y deja su transcripción en la conversación. Lo que no sabe resolver, como una duda sobre una factura, pasa a «Llamadas pendientes» para que recepción le llame.

• Recordatorios de cita, avisos de revisión (recalls), cumpleaños y envío de documentos en PDF.
• Plantillas con huecos para el nombre, el día, la hora o el doctor, con imagen y botones.
• Cada paciente recibe el mensaje en su idioma: castellano, catalán, inglés o alemán, según los que use la clínica.
• La IA te ayuda a redactar y traducir las plantillas, y Dentasys las envía a Meta para que las apruebe.

Un asistente que da citas por WhatsApp a cualquier hora

Cuando un paciente escribe a la clínica, el asistente le contesta con un menú que puedes personalizar: pedir cita, ver sus citas, hablar con recepción o lo que prepares. Ofrece las horas libres reales, reserva, cambia o anula la cita y la deja escrita en la agenda.

En cualquier momento alguien del equipo puede tomar la conversación desde Dentasys: el asistente deja de contestar y la conversación la lleva una persona. En vacaciones puedes apagar el asistente y seguir recibiendo los mensajes; los recordatorios siguen saliendo.

Menos huecos vacíos: lista de espera y reserva online

Cuando alguien anula, Dentasys puede ofrecer ese hueco por WhatsApp a los pacientes de la lista de espera: a varios a la vez, con un tiempo para contestar, y el primero que acepta se queda la hora.

Con la reserva online, el paciente pide cita desde la web de la clínica, Google Maps o Instagram. Para confirmarla recibe un código por WhatsApp, de modo que nadie puede reservar con el móvil de otra persona.

Documentos, firmas y reseñas por WhatsApp

Facturas, recibos, presupuestos, recetas y justificantes se mandan por WhatsApp desde la ventana del PDF. Los consentimientos se pueden enviar para que el paciente los firme desde su móvil, después de que los firme el doctor.

Al cerrar la visita, Dentasys puede mandar una encuesta de satisfacción. Si la nota es buena, el paciente recibe el enlace para dejar una reseña en Google; si es mala, recibe una disculpa y la clínica, un aviso para llamarle.

Qué cuesta y cómo se controla

El asistente de WhatsApp entra en la cuota de Dentasys (80 €/mes + IVA) y no gasta créditos de IA. Los mensajes enviados se pagan a la tarifa oficial de Meta, sin margen, más IVA: 0,0166 € por recordatorio o aviso y 0,0585 € por mensaje de marketing. Recibir es gratis, y responder a tus pacientes también hasta 1.000 mensajes al mes.

En la bandeja de envíos ves cada mensaje (entregado, leído o con error) y en las estadísticas, quién confirmó, quién anuló y cuántas citas trajo cada envío masivo, con su coste. Si un paciente contesta «BAJA», deja de recibir publicidad automáticamente, pero sigue recibiendo sus recordatorios.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir usando WhatsApp Business en el móvil de la clínica?

Sí. Al conectar con la opción «Ya uso WhatsApp Business en el móvil», el número sigue funcionando en el móvil y además todo se ve en Dentasys, con las conversaciones de los últimos seis meses.

¿Cuánto cuesta enviar un recordatorio por WhatsApp?

0,0166 € más IVA por recordatorio o aviso, que es la tarifa oficial de Meta sin margen. Un mensaje de marketing cuesta 0,0585 € más IVA. Recibir mensajes es gratis.

¿Hay que aprobar los mensajes con Meta?

Sí: Meta revisa cada plantilla antes de que se pueda enviar, y suele contestar en menos de 24 horas. Dentasys trae las plantillas habituales ya escritas en varios idiomas y las envía a Meta con un solo botón.

¿Qué pasa si el paciente contesta con un audio?

La IA lo escucha y lo transcribe. Si confirma, anula o pide cambiar la cita, el asistente actúa; si pide otra cosa, la petición pasa a «Llamadas pendientes» con un resumen para que recepción le llame.

¿Puede un miembro del equipo contestar en lugar del asistente?

Sí. Desde la conversación en Dentasys se toma el control y el asistente deja de contestar mientras la lleve una persona.

¿Y si un paciente no quiere recibir publicidad?

Le basta con contestar «BAJA» o «STOP». Queda anotado en su ficha y no recibe más publicidad, aunque alguien lo seleccione en un envío. Sus recordatorios de cita le siguen llegando.

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