Recepcionista IA para clínicas dentales: el teléfono atendido las 24 horas

Qué hace la recepcionista IA en cada llamada

No es un contestador ni un menú de «pulse 1». Es una recepcionista que conversa con el paciente como lo haría alguien que lleva años en la clínica, y que trabaja sobre la misma agenda que usa tu equipo. Lo que hace queda escrito en Dentasys al momento.

• Reconoce al paciente por su teléfono y sabe qué citas tiene. Si con ese número hay varias fichas, como una madre con sus hijos, pregunta para quién es la cita.
• Ofrece las horas libres de verdad, con el tipo de visita, el doctor y la duración que has configurado, y escribe la cita en la agenda.
• Cambia o anula una cita cuando el paciente se lo pide, sin dejar citas duplicadas.
• A quien llama por primera vez le pide nombre, apellidos y el motivo de la visita, y lo deja en las notas de la cita.
• Si el paciente pide que le llaméis, apunta el recado y avisa a la clínica en la campana de avisos.
• Ante una urgencia, busca hueco ese mismo día con el tipo «Urgencia»; si no lo hay, deja un recado marcado como urgente para que lo veáis primero.

Cómo se conecta al teléfono de la clínica

No cambias de número ni de compañía. Al activar el servicio, Dentasys te asigna un número para la recepcionista. Tu operadora desvía a ese número las llamadas que no podéis coger: cuando la línea comunica, cuando nadie contesta en unos tonos o cuando la clínica está cerrada.

Así la recepcionista IA solo entra cuando la llamada se iba a perder. Durante el horario normal, recepción sigue cogiendo el teléfono como siempre, y la IA cubre la hora de comer, los picos de mañana y las noches y festivos.

Lo que configura la clínica (y lo que no se puede tocar)

En Ajustes, el administrador elige la voz entre varias opciones con muestra para escucharlas, el idioma principal y una frase propia para el saludo, por ejemplo «Abrimos también los sábados por la mañana». También decide si a un paciente sin ficha solo se le puede dar una primera visita.

Los precios son un punto delicado. La recepcionista solo dice lo que la clínica haya escrito en su información de precios, como «la primera visita es gratuita». Si no hay nada escrito, explica que le llamarán de la clínica. No se inventa ningún precio.

Hay algo que no se puede quitar: al coger la llamada, la recepcionista dice que es una inteligencia artificial y para qué se usa la llamada. Es una obligación legal y forma parte de la confianza del paciente.

Idiomas: castellano, catalán, inglés y alemán

La llamada empieza en el idioma principal de la clínica. Si el paciente contesta en otro de los idiomas disponibles, la recepcionista cambia sola y sigue la conversación en el suyo. Para clínicas de zonas turísticas o con pacientes extranjeros, es la diferencia entre una cita y una llamada colgada.

Todo queda registrado: llamadas, citas y recados

En la pantalla del asistente de voz ves los números del mes: llamadas, minutos y citas dadas o anuladas, y puedes comparar con meses anteriores para cuadrar la factura. Cada llamada se puede abrir para leer la conversación entera: lo que dijo el paciente, lo que contestó la recepcionista y lo que hizo.

Las citas aparecen en la agenda con la nota «Cita reservada por el asistente de voz» y el motivo que dio el paciente. Las conversaciones se ven también en la ficha de cada paciente. Los recados llegan a «Llamadas pendientes», donde recepción los marca como contactados y los cierra.

Por protección de datos, el texto de las conversaciones se borra solo a los días que elija la clínica (90 por defecto). La fecha, la duración y el resultado de cada llamada se conservan.

Cuánto cuesta la recepcionista IA

Es un servicio opcional, aparte de la cuota de Dentasys (80 €/mes + IVA): 9 € al mes por la línea de teléfono y 0,30 € por cada minuto de llamada atendida por la IA, más IVA. Sin permanencia: la activas cuando quieras y, si no la activas, no pagas nada. No gasta créditos de IA.

Para saber si te compensa, piensa en cuántas llamadas se quedan sin coger en una semana y en lo que vale una primera visita o un tratamiento que empieza con esa llamada. Con los números del mes delante, lo compruebas tú mismo.

Preguntas frecuentes

¿El paciente sabe que habla con una inteligencia artificial?

Sí. Al coger la llamada, la recepcionista dice que es una inteligencia artificial y que la llamada se usa para gestionar la cita. Es obligatorio y no se puede desactivar.

¿Tengo que cambiar de número de teléfono?

No. Mantienes tu número y tu operadora. Solo hay que pedir a la operadora que desvíe al número de la recepcionista las llamadas que comunican, no se cogen o entran con la clínica cerrada.

¿Puede dar precios a los pacientes?

Solo los que la clínica escriba en su información de precios. Si no hay nada escrito, dice que le llamarán de la clínica. No inventa precios.

¿Qué pasa con las urgencias?

Busca un hueco ese mismo día con el tipo de visita de urgencia. Si no lo hay, deja un recado marcado como urgente para que la clínica llame al paciente lo antes posible. Ante un sangrado abundante o un golpe fuerte, recomienda acudir a urgencias del hospital.

¿Entra en la cuota de 80 €/mes?

No. Es opcional y se paga aparte: 9 €/mes de línea y 0,30 € por minuto atendido, más IVA, sin permanencia. El asistente de WhatsApp, en cambio, sí entra en la cuota.

¿Se guardan las grabaciones de las llamadas?

Se guarda el texto de la conversación para que la clínica pueda revisarlo, y se borra solo al cabo de los días que elija la clínica (90 por defecto). La fecha, la duración y el resultado de la llamada se conservan.

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