Cambiar de software dental sin perder datos: así es la migración a Dentasys
El miedo a perder la información es la razón por la que muchas clínicas aguantan años con un programa que ya no les sirve. En Dentasys la migración no la haces tú: la hacemos nosotros, desde el programa que uses, sea cual sea.
En resumen
Dentasys migra los datos de tu clínica desde el programa que uses, sea cual sea: pacientes, historia clínica, tratamientos, agenda, presupuestos, cobros, facturas y documentos. La hace nuestro equipo e incluye la configuración de plantillas y la formación de tu equipo. Cuesta 500 € + IVA, y es gratis con el plan anual.
Qué datos pasamos a Dentasys
Cada programa guarda la información a su manera, así que lo primero es mirar qué tiene tu copia. Por norma general, esto es lo que recuperamos:
- Pacientes con sus datos de contacto, su número de historia de siempre y sus pagadores.
- Historia clínica, tratamientos realizados y pendientes, y el odontograma cuando el programa anterior lo guarda.
- Agenda: citas pasadas y futuras, con su doctor y su estado.
- Presupuestos con su estado, cobros, saldos y facturas con sus series.
- Documentos y consentimientos firmados, también los que algunos programas guardan cifrados.
- Recalls, mutuas y sus tarifas, pedidos al laboratorio y el catálogo de tratamientos.
Cómo es el proceso, paso a paso
Primero, en la demo, nos cuentas qué programa usas y te decimos exactamente qué se puede recuperar. Después nos haces llegar una copia de tus datos: una copia de seguridad, una exportación o incluso las hojas de Excel con las que lleves la clínica. Si no sabes cómo sacarla, te ayudamos.
Con esa copia, nuestro equipo traduce cada dato al lugar que le corresponde en Dentasys, lo carga y lo revisa: que los pacientes, las citas y los saldos cuadren con los de tu programa. Te enseñamos el resultado antes de empezar a trabajar y ajustamos lo que haga falta.
Por último, configuramos tus plantillas y tu logo, y damos la formación a tu equipo. Mientras dura todo esto, tu programa anterior sigue funcionando: el cambio se hace el día que decidís.
El número de historia y las radiografías antiguas
Muchas clínicas tienen años de carpetas y radiografías archivadas con el número de historia del programa anterior. Dentasys guarda ese número en la ficha del paciente y lo puedes buscar tal cual, así que el archivo de siempre sigue sirviendo. Además, Dentasys se integra con los sistemas de radiología más habituales.
Tus datos, en la Unión Europea y siempre tuyos
Los datos de cada clínica se guardan cifrados, en servidores de la Unión Europea y en una base de datos separada por clínica, con copias de seguridad diarias. Se cumple el RGPD aplicado a datos de salud, con registro de quién entra en cada historia clínica.
No hay permanencia. Tus datos son tuyos: desde Dentasys puedes exportarlos cuando quieras, también si un día decides irte.
Cuánto cuesta y qué incluye
La migración cuesta 500 € + IVA, una sola vez, y es gratis si contratas el plan anual (840 €/año + IVA, que equivale a 70 €/mes). Incluye la migración completa de los datos anteriores, la configuración de plantillas y logos y la formación uno a uno con tu equipo, con soporte desde España.
Si empiezas de cero y no tienes datos que conservar, no hace falta migración: abres Dentasys y empiezas a trabajar.
Qué conviene preparar antes del cambio
Una migración sale mejor cuando la clínica decide unas pocas cosas antes. No hace falta que lo tengas todo claro el primer día: lo repasamos contigo en la demo y durante la puesta en marcha.
- Quién del equipo será la persona de contacto con nosotros durante el cambio.
- Qué día queréis empezar a trabajar en Dentasys, mejor en una semana tranquila.
- Qué hacer con los presupuestos muy antiguos que nunca se aceptaron y con los saldos viejos: conservarlos tal cual o dejarlos cerrados.
- Qué usuarios necesita cada persona del equipo y con qué permisos. Los usuarios son ilimitados, así que no hay que elegir quién se queda fuera.
Preguntas frecuentes
- ¿Desde qué programas migráis?
- Desde el programa que uses, sea cual sea, e incluso desde hojas de Excel. Cuéntanos cuál es en la demo y te decimos exactamente qué datos se pueden recuperar.
- ¿Cuánto cuesta la migración?
- 500 € + IVA con el plan mensual. Con el plan anual es gratis. Incluye la configuración de plantillas y logos y la formación de tu equipo.
- ¿Se migran los consentimientos firmados y los documentos?
- Sí, siempre que estén en la copia. Recuperamos también los documentos que algunos programas guardan cifrados, y quedan en la ficha de cada paciente.
- ¿Tengo que dejar de trabajar mientras migráis?
- No. Tu programa anterior sigue funcionando mientras preparamos y revisamos los datos. El cambio se hace el día que decidís.
- ¿Se conserva el número de historia antiguo?
- Sí. Se guarda en la ficha y se puede buscar, para que las carpetas y las radiografías archivadas con ese número sigan localizándose.
- ¿Puedo llevarme mis datos si me voy de Dentasys?
- Sí. No hay permanencia y puedes exportar tus datos cuando quieras desde el propio programa.
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