¿Cuánto dinero pierde tu clínica por llamadas sin contestar?
Pon los números de tu clínica y mira cuántas llamadas se quedan sin coger al mes, cuántos pacientes nuevos no llegan a pedir cita y cuánto supone en euros.
Calcula con los datos de tu clínica
Cambia los valores por los de tu clínica. Los que aparecen son solo un ejemplo para empezar, no una estadística.
Las que entran en un día normal de apertura.
Fuera de horario, a la hora de comer o con recepción ocupada.
De las llamadas que no se contestan.
Lo que suele facturar su primer tratamiento.
Días de consulta, sin festivos.
Lo que se os escapa
- Llamadas sin contestar al mes
- 53
- Pacientes nuevos que no llegan a pedir cita al mes
- 5
- Al mes
- 1.250 €
- Al año
- 15.000 €
La cuota de Dentasys es de 80 €/mes + IVA. Con tus valores, un solo paciente nuevo al mes (250 €) ya la cubre.
La recepcionista de voz con IA, la que coge las llamadas que recepción no puede, no entra en la cuota: es un servicio opcional de 9 €/mes de línea + 0,30 € por minuto atendido, más IVA.
Es una estimación: no todas las llamadas que se recuperan acaban en cita.
Cómo lo calculamos
- Llamadas sin contestar al mes = llamadas al día × % que no se contestan × días que abrís al mes.
- Pacientes nuevos perdidos al mes = llamadas sin contestar al mes × % que eran un paciente nuevo pidiendo cita.
- Euros al mes = pacientes nuevos perdidos × valor medio de un paciente nuevo.
- Euros al año = euros al mes × 12.
- Llamadas y pacientes se cuentan enteros: redondeamos al número más cercano antes de pasar a euros.
Con los valores de ejemplo: 25 × 10 % × 21 ≈ 53 llamadas sin contestar al mes; × 10 % ≈ 5 pacientes nuevos; × 250 € = 1.250 € al mes y 15.000 € al año.
En resumen
Para calcular lo que pierde una clínica dental por llamadas sin contestar, multiplica las llamadas al día por el porcentaje que no se coge y por los días que abre al mes; de esas, quédate con las que eran de un paciente nuevo pidiendo cita y multiplícalas por lo que vale su primer tratamiento. La calculadora lo hace con tus datos.
Por qué una llamada sin contestar cuesta dinero
Un paciente de la clínica que no os encuentra al teléfono suele volver a llamar: ya os conoce. Quien llama por primera vez no tiene ese vínculo. Si nadie coge, lo normal es que pruebe con la siguiente clínica de la lista, y esa cita ya no vuelve.
Por eso la calculadora solo cuenta a los pacientes nuevos y solo su primer tratamiento. Deja fuera las revisiones, los tratamientos que vienen después y las recomendaciones a familiares, así que la cifra real puede ser mayor que la que sale aquí.
Cuándo se quedan llamadas sin coger en una clínica dental
No es un problema de ganas, sino de manos. Las llamadas se escapan casi siempre en los mismos momentos:
- A primera hora, cuando entran a la vez los pacientes citados y las llamadas del día.
- A la hora de comer y al cerrar, cuando no queda nadie en recepción.
- Mientras recepción atiende a un paciente, cobra o explica un presupuesto.
- Por la noche, los fines de semana, los festivos y en vacaciones.
Cómo saber los números reales de tu clínica
Pide a tu operadora o mira en la centralita el registro de llamadas de un mes: cuántas entraron y cuántas quedaron como perdidas o sin contestar. Con eso tienes los dos primeros datos.
Para el porcentaje de pacientes nuevos, pregunta a recepción cuántas de las llamadas que coge son de alguien que no tiene ficha, o devolved durante una semana las llamadas perdidas y apuntad quién era. El valor medio del primer tratamiento sale de vuestra facturación.
Qué puedes hacer con las llamadas que se escapan
Lo primero, devolver cada llamada perdida el mismo día. Ayuda también dar otra vía para pedir cita: con Dentasys, el asistente de WhatsApp da, cambia y anula citas a cualquier hora y entra en la cuota.
Para el teléfono, la recepcionista IA de Dentasys coge solo las llamadas que recepción no puede atender (cuando comunica, nadie contesta o está cerrado), consulta la agenda real y deja la cita escrita. Es opcional y va aparte de la cuota: 9 €/mes de línea y 0,30 € por minuto atendido, más IVA, sin permanencia.
Preguntas frecuentes
- ¿De dónde salen los valores que aparecen por defecto?
- Son un ejemplo prudente para que la calculadora no salga vacía, no una estadística ni una media del sector. Cámbialos por los de tu clínica: el resultado solo vale si los números son los tuyos.
- ¿Cómo sé cuántas llamadas pierde mi clínica?
- Tu operadora o tu centralita guardan el registro de llamadas entrantes y perdidas. Pide el de un mes completo y divide las llamadas entre los días que abristeis.
- ¿Por qué solo cuenta a los pacientes nuevos?
- Porque un paciente de la clínica suele volver a llamar y uno nuevo suele llamar a otra clínica. Es un cálculo prudente: no cuenta los tratamientos que vienen después del primero ni las recomendaciones.
- ¿La recepcionista IA entra en la cuota de 80 €/mes?
- No. Es un servicio opcional que se paga aparte: 9 €/mes de línea y 0,30 € por minuto atendido, más IVA, sin permanencia. El asistente de WhatsApp sí entra en la cuota.
- ¿Guardáis los datos que escribo en la calculadora?
- No. El cálculo se hace en tu navegador y los valores no se envían a ningún sitio.
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