Recordatorios de citas automáticos para tu clínica dental
Citas que se confirman y se recuerdan solas.
Dentasys manda por WhatsApp los recordatorios de cita, los avisos de revisión y las encuestas de satisfacción según las reglas que pone la clínica. El paciente confirma, anula o cambia la cita desde el mensaje, incluso con un audio, y la agenda se actualiza sola. Además, ves qué mensajes han llegado y cuáles ha leído cada paciente.
Deja de perder pacientes por no coger el teléfono.
La recepcionista con IA coge el teléfono con voz natural y te lleva la agenda por WhatsApp: da citas, las cambia o anula y toma recados mientras tu equipo trabaja o descansa. El asistente de WhatsApp entra en la cuota; la voz es opcional.
- Coge el teléfono a cualquier hora con voz natural, en el idioma de cada paciente.
- Da, cambia y anula citas directamente en tu agenda de Dentasys.
- Respeta tus horarios, tratamientos y doctores: cada cita con quien toca.
- Toma recados y te avisa al momento para que devuelvas la llamada.
Clínica Dental
En línea
Hola, Ana 👋 Le recordamos su cita de mañana a las 10:00 con la Dra. García. ¿Confirma su asistencia?
10:00¡Hola! No voy a poder ir, me ha surgido un imprevisto 😔
10:05Vaya, lo sentimos. ¿Quiere cambiar la cita? Hay un hueco mañana a las 16:30 o el jueves a las 11:00.
10:05¡El jueves a las 11:00 me viene perfecto! 👍
10:07Plantillas a tu medida
Crea mensajes que encajen con el tono de tu clínica. Usa variables dinámicas para que cada mensaje se sienta personal y único.
- Usa variables como {paciente}, {doctor}, {fecha}.
- Incluye emojis y formato (negritas, cursivas).
- Multiidioma: cada mensaje sale en el idioma del paciente, entre los que elija la clínica.
Tu asistente de WhatsApp
Confirma citas, recoloca anulaciones y responde las dudas frecuentes a cualquier hora, para que recepción no tenga que perseguir a nadie.
Lo que hace por ti:
- • Confirmación automática de asistencia.
- • Recolocación inteligente de anulaciones.
- • Respuesta a preguntas frecuentes (precios, horarios).
Sabes qué ha llegado
Ves en cada momento qué mensajes se han enviado, cuáles han llegado y cuáles ha leído cada paciente.
- Pendiente: Programado para enviarse.
- Enviado: Ha salido de nuestro servidor.
- Leído: El paciente ha abierto el mensaje (doble check azul).
Míralo en acción
La recepcionista de voz atendiendo una llamada y Dasy, tu asistente con IA, preparando el trabajo de recepción.
Conoce a Dasy, tu asistente
Le pides las cosas con tus palabras: citas, presupuestos, recetas o cifras del mes. Ella lo prepara y tú decides.
¿Quieres verlo en directo con tus datos?
Reglas: qué mensaje sale, a quién y cuándo
Una regla junta un tipo de aviso, una plantilla y un momento: por ejemplo, el recordatorio un día antes de la cita a las diez de la mañana, o el aviso de revisión siete días antes. Se eligen la hora y los días de la semana en que se puede mandar, y si vale solo para un tratamiento o un motivo de revisión.
Antes de encenderla, el botón «Probar» enseña a quién le llegaría hoy y a qué hora, sin mandar nada, y dice por qué algún paciente no lo recibirá: no tiene teléfono, pidió que no le escribieran o su ficha está archivada.
Confirmar, anular o cambiar la cita desde WhatsApp
El recordatorio lleva botones para confirmar o anular. Si el paciente contesta con un pulgar hacia arriba o un visto, la cita se confirma igual. Si manda un audio, la inteligencia artificial lo escucha: «sí, allí estaré» confirma la cita, y si dice que no puede ir, el asistente le ofrece anularla o le propone otras horas.
Lo que el asistente no sabe resolver, como una duda sobre una factura o un «llamadme», llega a «Llamadas pendientes» con un resumen y la transcripción del audio. Y mientras alguien de recepción lleva la conversación, el asistente no contesta.
Lista de espera para llenar los huecos
Cuando un paciente anula, la hora no tiene por qué quedarse vacía. En la lista de espera apuntas a quien querría venir antes: pacientes sin cita, pacientes que quieren adelantar la suya o personas que piden su primera visita, sin necesidad de crearles la ficha.
Al quedar un hueco, Dentasys busca a quién le viene bien esa hora y se la ofrece. Si acepta y ya tenía cita, la antigua se anula sola.
Revisiones y pacientes que no vuelven
Los recalls apuntan cuándo tiene que volver cada paciente: una limpieza, el control de un implante. Las reglas de aviso de revisión le escriben solas, y la pantalla «Recordatorios» enseña a quién hay que llamar este mes.
La lista de pacientes en riesgo de inactividad avisa de quién lleva tiempo sin venir, para escribirle con un mensaje ya preparado antes de perderle.
Primera visita y consentimientos antes de la cita
Si la clínica lo enciende, cuando un paciente nuevo confirma su primera visita le llega su ficha por WhatsApp: rellena sus datos y sus preguntas de salud y firma en su móvil. Al llegar a la clínica, su ficha ya está hecha y unida a la cita.
Los consentimientos de los tratamientos de la cita también pueden salir 48 horas antes, para que el paciente llegue con todo leído y firmado.
Encuesta de satisfacción y reseñas en Google
Cuando la visita se marca como completada, Dentasys manda al cabo de unas horas una encuesta corta dentro de WhatsApp. Si la nota es buena, el paciente recibe el enlace para dejar una reseña en Google; si es mala, recibe una disculpa y la clínica ve un aviso para llamarle.
Cada paciente recibe como mucho una encuesta cada 90 días, la conteste o no, para no cansarle.
Plantillas en el idioma de cada paciente
Las plantillas se escriben una vez, con huecos para el nombre, el doctor, el día y la hora, y la IA puede redactarlas a partir de una frase. Meta revisa cada plantilla antes de que se pueda usar, y la pantalla dice en qué punto está: borrador, en revisión, aprobada o rechazada.
Las plantillas que trae Dentasys vienen escritas en castellano, catalán, inglés y alemán, y cada paciente recibe la de su idioma.
Preguntas frecuentes sobre los recordatorios
Cómo funcionan los avisos automáticos por WhatsApp.
¿Cómo se mandan los recordatorios de cita por WhatsApp?
Con la API oficial de WhatsApp Business de Meta, desde el número de la clínica. Las reglas deciden qué mensaje sale y cuándo, Dentasys los manda solo cada hora y la bandeja de envíos enseña si cada mensaje ha salido, ha llegado o se ha leído.
¿Qué pasa si el paciente contesta con un audio?
La IA lo escucha y lo transcribe. Si confirma, la cita se confirma; si no puede ir, le ofrece anularla o cambiarla; y si pregunta algo que no sabe resolver, la petición llega a «Llamadas pendientes» para recepción.
¿El envío de mensajes tiene coste?
El envío automático por WhatsApp se contrata aparte de la cuota, porque Meta cobra cada mensaje. Sin él, Dentasys te deja cada mensaje escrito para mandarlo desde el WhatsApp de la clínica.
¿Los recordatorios salen en el idioma del paciente?
Sí. Cada plantilla puede estar en todos los idiomas que tenga encendidos la clínica, y cada paciente recibe la suya. Mientras Meta no aprueba un idioma, el paciente recibe la versión en castellano.
¿Puedo cambiar el texto de los recordatorios?
Sí. Puedes editar las plantillas de serie o crear las tuyas con el tono de la clínica, y después se mandan a Meta para que las apruebe.
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