WhatsApp per a clíniques dentals: recordatoris, cites i converses al teu programari

WhatsApp oficial, també amb el número que ja fas servir

Dentasys fa servir l'API oficial de WhatsApp Business de Meta. Les eines que automatitzen WhatsApp per vies no oficials exposen la clínica a que Meta bloquegi el seu número; amb l'API oficial, aquest risc desapareix.

La connexió es fa una vegada, des d'Ajustos, amb el compte de Facebook de la clínica. Si ja parles amb els teus pacients des de l'aplicació WhatsApp Business del mòbil, la pots continuar fent servir: el número continua funcionant al mòbil, tot es veu també a Dentasys i s'importen les converses dels últims sis mesos. Si ho prefereixes, pots donar d'alta un número nou només per a Dentasys.

Recordatoris automàtics que el pacient confirma amb un clic

Amb les regles d'Automatització decideixes quin missatge surt, a qui i quan: per exemple, «un dia abans de la cita, a les deu del matí». Abans d'encendre una regla, el botó «Provar» t'ensenya a quins pacients els arribaria avui, sense enviar res.

El pacient confirma, anul·la o demana canviar la cita amb els botons del missatge, i l'agenda s'actualitza a l'instant. Si contesta amb un 👍 o amb un missatge de veu dient «hi seré», la cita també es confirma: la intel·ligència artificial entén els àudios i en deixa la transcripció a la conversa. El que no sap resoldre, com un dubte sobre una factura, passa a «Trucades pendents» perquè recepció el truqui.

• Recordatoris de cita, avisos de revisió (recalls), aniversaris i enviament de documents en PDF.
• Plantilles amb espais per al nom, el dia, l'hora o el doctor, amb imatge i botons.
• Cada pacient rep el missatge en el seu idioma: castellà, català, anglès o alemany, segons els que faci servir la clínica.
• La IA t'ajuda a redactar i traduir les plantilles, i Dentasys les envia a Meta perquè les aprovi.

Un assistent que dona cites per WhatsApp a qualsevol hora

Quan un pacient escriu a la clínica, l'assistent li contesta amb un menú que pots personalitzar: demanar cita, veure les seves cites, parlar amb recepció o el que preparis. Ofereix les hores lliures reals, reserva, canvia o anul·la la cita i la deixa escrita a l'agenda.

En qualsevol moment algú de l'equip pot agafar la conversa des de Dentasys: l'assistent deixa de contestar i la conversa la porta una persona. En vacances pots apagar l'assistent i continuar rebent els missatges; els recordatoris continuen sortint.

Menys forats buits: llista d'espera i reserva en línia

Quan algú anul·la, Dentasys pot oferir aquest forat per WhatsApp als pacients de la llista d'espera: a diversos alhora, amb un temps per contestar, i el primer que accepta es queda l'hora.

Amb la reserva en línia, el pacient demana cita des del web de la clínica, Google Maps o Instagram. Per confirmar-la rep un codi per WhatsApp, de manera que ningú pot reservar amb el mòbil d'una altra persona.

Documents, signatures i ressenyes per WhatsApp

Factures, rebuts, pressupostos, receptes i justificants s'envien per WhatsApp des de la finestra del PDF. Els consentiments es poden enviar perquè el pacient els signi des del seu mòbil, després que els signi el doctor.

En tancar la visita, Dentasys pot enviar una enquesta de satisfacció. Si la nota és bona, el pacient rep l'enllaç per deixar una ressenya a Google; si és dolenta, rep una disculpa i la clínica, un avís per trucar-lo.

Què costa i com es controla

L'assistent de WhatsApp entra a la quota de Dentasys (80 €/mes + IVA) i no gasta crèdits d'IA. Els missatges enviats es paguen a la tarifa oficial de Meta, sense marge, més IVA: 0,0166 € per recordatori o avís i 0,0585 € per missatge de màrqueting. Rebre és gratis, i respondre als teus pacients també fins a 1.000 missatges al mes.

A la safata d'enviaments veus cada missatge (lliurat, llegit o amb error) i a les estadístiques, qui va confirmar, qui va anul·lar i quantes cites va portar cada enviament massiu, amb el seu cost. Si un pacient contesta «BAIXA», deixa de rebre publicitat automàticament, però continua rebent els seus recordatoris.

Preguntes freqüents

Puc continuar fent servir WhatsApp Business al mòbil de la clínica?

Sí. En connectar amb l'opció «Ja faig servir WhatsApp Business al mòbil», el número continua funcionant al mòbil i a més tot es veu a Dentasys, amb les converses dels últims sis mesos.

Quant costa enviar un recordatori per WhatsApp?

0,0166 € més IVA per recordatori o avís, que és la tarifa oficial de Meta sense marge. Un missatge de màrqueting costa 0,0585 € més IVA. Rebre missatges és gratis.

Cal aprovar els missatges amb Meta?

Sí: Meta revisa cada plantilla abans que es pugui enviar, i sol contestar en menys de 24 hores. Dentasys porta les plantilles habituals ja escrites en diversos idiomes i les envia a Meta amb un sol botó.

Què passa si el pacient contesta amb un àudio?

La IA l'escolta i el transcriu. Si confirma, anul·la o demana canviar la cita, l'assistent actua; si demana una altra cosa, la petició passa a «Trucades pendents» amb un resum perquè recepció el truqui.

Pot un membre de l'equip contestar en lloc de l'assistent?

Sí. Des de la conversa a Dentasys es pren el control i l'assistent deixa de contestar mentre la porti una persona.

I si un pacient no vol rebre publicitat?

N'hi ha prou que contesti «BAIXA» o «STOP». Queda anotat a la seva fitxa i no rep més publicitat, encara que algú el seleccioni en un enviament. Els seus recordatoris de cita li continuen arribant.

Continua llegint

• Recepcionista IA
• Migració
• Dasy
• Preu de Dentasys